Электронной подписью нужно считать электронную информацию, которая дает возможность доказать аутентичность лица, подписывающего электронный документ, а еще неизменность информации, которая в нем содержится.
Более развернутое обозначение сущности электронной подписи дано в законе России. Электронные подписи делятся на простые, которые говорят исключительно о подписи под документом, и усиленные.
Те, со своей стороны, делятся на:- неквалифицированные, благодаря которым идентифицируется человек, подписавшийся и устанавливается возможность исправлений в тексте уже подписанного документа (применяется т. н. криптографический ключ);- профессиональные, когда криптографический ключ проверки прописывается в специализированном квалификационном документе.
На данный момент есть много сфер, где используется электронная подпись. Прежде всего, она применяется для обслуживания внутреннего обмена документами на фирмах и больших фирмах. Это существенно понижает расходы на принадлежности канцелярии и бумагу (больше нет надобности распечатывать документы) и время прохождения документа до исполнителя, а еще увеличивает уровень конфиденциальности и мешает утечке информации за пределы предприятия.
Применение электронной подписи довольно эффективно и для документооборота (в т. ч. договоров) между головным предприятием и филиалами, иногда размещенными даже в самых разнообразных государствах. Она гарантирует точность и безопасность передаваемой информации.
Достаточно часто большие предприятия применяют электронные подписи для сдачи квартальной и годовой бухгалтерской и отчетности в налогах, что существенно облегчает процедуру и экономит время бухгалтеров.
Не обращая внимания на неоспоримые хорошие качества применения электронной подписи на фирмах, пока еще не встречается всеобщего ее введения в документооборот. Дело, прежде всего, в психологии служащих, которые привыкли к серьезности бумажных документов и «мокрых» печатей и не привыкли к серьезности аппаратных ключей (которые легко могут и потерять). Более того, многим не хватает уровня образования и компьютерных способностей для рационального применения электронной подписи.
Данные проблемы решить можно путем выпуска в середине предприятия «Положения об электронном обороте документов» и подписания его всеми служащими, а еще проведением курсов увеличения компьютерной грамотности персонала.