Как написать деловое письмо

Написать красивое деловое письмо сложно. Ниже приведены рекомендации, которые вам в этом смогут помочь.

1. Начните с выгоды!

«Для чего мне это?» — задается одним и тем же вопросом любой, кто начинает читать ваше письмо. Укажите выгоду адресата в теме письма, заложите в само начало письма. Не стоит начинать с того, какие вы молодцы. И особенно с проблемы или претензии. А для отправки можно использовать почтовые пакеты

2. Правильная структура

Составьте письмо так, чтобы суть была в первые 2-ух абзацах. Начните с основной выгоды. Подкрепите главную выгоду важными фактами в начале. Не описывайте детали, не лейте воды, сначала пишите о главном. Если потом нужны уточнения — рассказывайте про них ниже.

3. Пишите человеческим языком и для людей

Применяйте обыкновенные слова чтобы создать ощущение общения с традиционным человеком:

— оценки («великолепный», «ужасающий»);

— эмоциональные выражения («быстрый», «перелом»);

— обыкновенные слова (не «трактовать», а «объяснять»);

— короткие обыкновенные предложения;

— свои формы глаголов (не «делается», а «делаю»);

— упоминание чувств и чувств («меня очень обрадовало, что…»).

Применяйте данные приемы и слова, если вы пишете по-человечески и для людей. Даже в самых проблемных ситуациях человеческое отношение может многое поменять.

4. Красивый отказ

Изысканный алгоритм отказа выглядит так:

— покажите, что читали письмо с просьбой;

— искренне сочувствуйте и проявляйте осознание;

— ссылайтесь на обстоятельства, в результате которых не можете помочь;

— нахваливайте просителя;

— дайте человеку понять, что не так-то и хороша ваша помощь, помогите сберечь лицо;

— предлагайте альтернативу и оставляйте дверь открытой: когда к вам обратиться и в чем вы бы могли помочь.

5. Изысканная претензия

Составляйте жалобу, как и отказ, но с определенными свойствами:

— осуждайте действия, а не человека. Не нужно делать собственных атак. Читатель не должен воспринять жалобу на собственный счёт:

— посочувствуйте, помогите сберечь лицо;